Blog · Lojistik
Navlun teklifi otomasyonu: yük kaçmadan teklif verin
· 6 dakikalık okuma
Salı sabahı, saat 09.40. Gebze'de bir ihracatçının lojistik sorumlusu aynı e-postayı dört nakliye firmasına gönderiyor: "Perşembe yükleme, Gebze'den Mersin Limanı'na 14 palet, yaklaşık 9 ton. Tenteli araç lazım, fiyat rica ederim." Sizin satış temsilciniz o saatte başka bir müşteriyle telefonda. Öğleden sonra tarifeye bakıyor, operasyona perşembe boş araç olup olmadığını soruyor, cevabı bekliyor. Navlun teklifi 15.30'da çıkıyor. Yük ise öğle arasında başka bir firmaya verilmiş.
Fiyatınız belki daha iyiydi. Bunu kimse öğrenmeyecek.
Navlun teklifinde hız neden fiyat kadar önemli?
Spot yük için fiyat arayan bir firma, talebini çoğu zaman birkaç nakliyeciye aynı anda gönderir. Gelen ilk makul fiyat, sonrakilerin karşılaştırılacağı çıtayı belirler. Yük acilse karar çoğu zaman yavaş teklifler gelmeden verilir.
Gecikmenin sebebi nadiren ilgisizliktir. Bir teklif birkaç ayrı ekrandan geçer: talebi okuyup eksik bilgiyi bulmak, tarife dosyasında doğru satırı seçmek, ek ücretleri eklemek, operasyona araç sormak, en sonunda düzgün bir e-posta yazmak. Her adım birkaç dakika sürer. Öğleye kadar yirmi talep geldiğinde bu dakikalar sıraya girer.
Bir WhatsApp mesajından teklif taslağına
Navlun teklif ajanı, teklif taleplerinin geldiği e-posta kutusuna ve WhatsApp Business hattınıza bağlanan bir yapay zeka sistemidir. Talebi okur, sizin tarifenizle fiyatlar, filo sisteminize bakar ve teklifi hazırlar. Göndermeden önce de satış ekibinizin onayına sunar. Aşağıdaki örnekte rakamlar temsilidir.
Gelen mesaj: "Merhaba, cuma sabah Gebze'den Mersin Limanı'na yük var. 14 palet, 9 ton kadar. Tenteli olur. Fiyat atar mısınız?"
- Bilgileri çıkarır: yükleme Gebze, boşaltma Mersin Limanı, 14 palet, yaklaşık 9 ton, tenteli tam tır, cuma sabah yükleme. Numaradan CRM'deki müşteri kaydını bulur.
- Eksikleri işaretler: yükleme adresi tam değil, yükün tehlikeli madde (ADR) kapsamında olup olmadığı yazılmamış. Ajan bunları taslağa teyit sorusu olarak ekler.
- Fiyatlar: tarifenizde Gebze–Mersin tenteli tam tır satırını bulur, örneğin 32.000 TL + KDV. Bu müşteriyle anlaşmalı bir fiyatınız varsa onu kullanır. Ek kalemleri tarifenizdeki kurala göre ekler.
- Aracı kontrol eder: filo sisteminde perşembe akşamı Dilovası'nda boşalacak tenteli bir araç görür ve cuma yüklemesine uygun olduğunu not eder. Uygun araç yoksa taslağa "taşeron araç gerekir" uyarısı düşer.
- Taslağı yazar: "Merhaba, cuma yüklemeli Gebze–Mersin Limanı tenteli tam tır fiyatımız 32.000 TL + KDV'dir, teklifimiz 48 saat geçerlidir. Yükleme adresini ve yükün ADR kapsamında olup olmadığını iletirseniz aracı sizin için ayırıyoruz."
- Onaya sunar: satış temsilciniz taslağı görür, gerekirse fiyatı değiştirir ve tek tıkla gönderir. Talep ve teklif CRM'e kaydedilir.
Ajan fiyatı tahmin etmez. Tabloda karşılığı olmayan bir güzergâh gelirse fiyat uydurmaz, talebi işaretleyip ekibinize bırakır.
Hangi nakliye firmasına uyar, hangisine uymaz?
Şu tablo size tanıdık geliyorsa ajan büyük ihtimalle işinize yarar:
- Her gün düzenli olarak teklif talebi alıyorsunuz ve bunların çoğu birbirine benziyor: parsiyel ya da tam tır, belli başlı güzergâhlar, bilinen araç tipleri.
- Yazılı bir tarifeniz var. Excel'de olması yeterli, yeter ki güzergâh, araç tipi ve ek ücretler orada olsun.
- Talepler e-posta ve WhatsApp'a dağılmış geliyor, hangisine kimin baktığı her zaman belli değil.
- Araç durumunu öğrenmek için operasyonu aramak ya da filo ekranını açmak gerekiyor.
İşinizin büyük kısmı proje taşımacılığı, gabari dışı yük ya da her seferinde keşif gerektiren işlerden oluşuyorsa ajanın fiyatlayabileceği pek bir şey kalmaz. Haftada birkaç teklif veriyorsanız kurulum emeği karşılığını vermeyebilir. Fiyatların tek bir kişinin aklında durduğu firmalarda ise ilk adım ajan değil, tarifeyi yazıya dökmektir. Ajan zaten o tablo olmadan çalışamaz.
Fiyatta son söz kimde kalmalı?
Ajan teklifi hazırlar, ticari kararı vermez. Şu konular ekibinizde kalmalı:
- Kilit müşteriler. Ajan anlaşmalı fiyatı uygulayabilir, yüksek hacimli bir müşteriye indirimi ise siz verirsiniz.
- Piyasanın oynadığı dönemler. Akaryakıt fiyatı sıçradığında, sezon yoğunluğunda ya da dönüş yükü bulmanın zor olduğu bir hatta fiyatı tablo değil, sizin piyasa okumanız belirler.
- İhaleler. Bunlar tek tek pazarlık edilir.
- Riskli yükler ve yeni müşteriler. ADR'li yük, yüksek değerli emtia ya da ödeme geçmişini bilmediğiniz bir firma için teklif kontrol edilmeden gitmemeli.
Pratikte bu kurallar onay eşiği olarak yazılır. Belli bir tutarı aşan, belli müşterilere giden ya da tarifeden sapan her taslak insanın önüne düşer.
Kendi rakamlarınızla küçük bir hesap
Aylık ek brüt kâr = aylık teklif talebi × dönüşüm oranındaki artış × yük başına ortalama brüt kâr
Aylık kazanılan saat = aylık teklif talebi × teklif başına kazanılan dakika ÷ 60
Örnek rakamlar, sizinkiler farklı olacaktır: ayda 400 teklif talebi, yük başına ortalama 4.000 TL brüt kâr. Daha hızlı teklif sayesinde dönüşüm oranı %15'ten %17'ye çıkarsa: 400 × 0,02 × 4.000 = ayda 32.000 TL ek brüt kâr. Teklif hazırlamak 12 dakikadan 2 dakikalık bir onaya inerse: 400 × 10 ÷ 60 = ayda yaklaşık 67 saat.
Bu iki rakamdan dönüşüm artışı bir tahmindir. Onu bir söz olarak değil, ölçülmesi gereken bir varsayım olarak görün. Başlamadan önce son birkaç ayın talep sayısını, teklif süresini ve kaç teklifin işe döndüğünü çıkarın; karşılaştıracak bir başlangıç noktanız olsun.
Kurulumdan önce hazırlanacaklar
- Tek ve güncel bir tarife. Güzergâh ya da bölge, araç tipi (tenteli, frigo, kamyonet), parsiyel ve tam tır ayrımı, ek ücretler (bekleme, hamaliye, liman giriş, ADR) aynı tabloda olmalı. Dağınık dosyaları önce birleştirin.
- Filo sistemine erişim. Araç takip ya da TMS yazılımınızın bir API'si varsa ajan araç durumunu oradan okur. Yoksa başlangıç için günlük bir dışa aktarım da iş görür.
- Standart teklif şartları. Geçerlilik süresi, ödeme vadesi, KDV ve bekleme ücreti gibi koşulların metni hazır olsun; ajan bunu her teklife ekler.
- Yazılı onay kuralları. Hangi taslakların insana düşeceğini tutar, müşteri ve yük tipine göre belirleyin.
- KVKK. Teklif talepleri kişi adı, telefon numarası ve e-posta adresi içerir. Bu verinin hangi sistemde işlendiği, yurt dışındaki bir sunucuya aktarılıp aktarılmadığı ve ne kadar saklanacağı netleşmeli. Aydınlatma metniniz WhatsApp ve e-posta ile gelen talepleri de kapsamalı.
- Ölçüm. Talebin geldiği an ile teklifin gittiği an arasındaki süreyi ve tekliflerin kaçının işe döndüğünü baştan kaydetmeye başlayın.
Küçük başlamak: tek güzergâh, tek kanal
En çok talep aldığınız iki üç güzergâhı ve tek bir kanalı seçin. Çoğu firmada bu, teklif taleplerinin düştüğü e-posta adresidir. İlk haftalarda ajan yalnızca taslak hazırlasın, temsilcileriniz her taslağı kendi yazacakları teklifle karşılaştırsın. Fiyatlar ve dil oturduğunda yeni güzergâhları ve WhatsApp hattını eklersiniz.
Aynı kutuya teklif dışında da çok sayıda e-posta geliyorsa, e-posta ajanı bu mesajları ayırıp ilgili kişiye yönlendirebilir. Müşterilerinizin "yüküm nerede?" sorularını yanıtlamak için müşteri hizmetleri ajanı yazımıza, diğer kullanım alanları için çözümlerimize göz atabilirsiniz.
İlk güzergâhınızla başlayalım
Tarifenize ve filo sisteminize birlikte bakıp en çok talep aldığınız güzergâh için çalışan bir teklif ajanı kuralım. Kısa bir keşif görüşmesiyle başlayabiliriz.