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Frachtangebote automatisieren: KI-Agent für Speditionen
· 6 Min. Lesezeit
Mittwoch, 9:15 Uhr. Die Einkäuferin eines Maschinenbauers in Augsburg braucht für Donnerstag einen Planenzug nach Linz: 16 Paletten, rund 10 Tonnen. Sie schickt dieselbe Anfrage an vier Speditionen. Ihr Vertrieb sieht die Mail gegen elf, schaut in die Preisliste und fragt in der Disposition nach einem freien Fahrzeug. Die Antwort kommt nach der Mittagspause, das Angebot geht um 14:30 Uhr raus. Da ist die Ladung längst vergeben. Vielleicht war Ihr Preis sogar besser. Erfahren wird das niemand. Wer Frachtangebote automatisieren will, setzt genau an dieser Lücke zwischen Anfrage und geprüftem Preis an.
Warum entscheidet die Antwortzeit über so viele Ladungen?
Wer kurzfristig Laderaum sucht, fragt selten nur eine Spedition. Das erste plausible Angebot wird zur Messlatte. Ist die Sendung eilig, fällt die Entscheidung oft, bevor die langsameren Antworten überhaupt eintreffen.
Mit Nachlässigkeit hat das meist wenig zu tun. Jedes Angebot heißt: Anfrage lesen, fehlende Angaben erkennen, die richtige Relation in der Tariftabelle suchen, Zuschläge ergänzen, bei der Disposition nachfragen, eine saubere Mail schreiben. Einzeln dauert das nicht lange. Bei zwanzig Anfragen bis Mittag schon.
Von der Anfrage zum Angebotsentwurf: ein Beispiel
Ein KI-Agent für Frachtangebote ist an das Postfach und die WhatsApp-Business-Nummer angebunden, über die Ihre Anfragen kommen. Er liest die Anfrage, kalkuliert mit Ihren eigenen Tarifen, prüft Ihr Flottensystem und schreibt den Angebotsentwurf. Versendet wird erst, wenn jemand aus Ihrem Team freigibt. Die Zahlen im Beispiel sind frei gewählt.
Eingehende Mail: „Guten Tag, bitte um Angebot: 16 Paletten, ca. 10 t, Augsburg nach Linz, Ladung Donnerstag, Plane. Kein Gefahrgut.“
- Angaben erfassen: Beladung Augsburg, Entladung Linz, 16 Paletten, etwa 10 Tonnen, Komplettladung mit Planenauflieger, Donnerstag, kein ADR. Der Absender wird dem Kundendatensatz im CRM zugeordnet.
- Lücken markieren: Ladeadresse und Entladezeitfenster fehlen. Beides landet als Rückfrage im Entwurf.
- Preis ermitteln: Die Relation Augsburg–Linz steht in Ihrer Tariftabelle, sagen wir mit 1.150 € netto. Gibt es für diesen Kunden einen Vertragspreis, gilt dieser. Maut- oder Dieselzuschläge kommen nach den Regeln Ihrer Tabelle dazu.
- Fahrzeug prüfen: Im Flottensystem entlädt am Mittwochnachmittag ein Planenzug in Gersthofen, für Donnerstag ist er noch frei. Passt kein eigenes Fahrzeug, vermerkt der Entwurf: Subunternehmer nötig.
- Entwurf schreiben: „Guten Tag, für 16 Paletten Augsburg–Linz, Komplettladung Plane, Ladung Donnerstag, bieten wir 1.150 € netto an, gültig 48 Stunden. Bitte senden Sie uns noch die Ladeadresse und das Entladezeitfenster, dann reservieren wir das Fahrzeug.“
- Zur Freigabe vorlegen: Ihr Vertrieb prüft, passt den Preis bei Bedarf an und versendet mit einem Klick. Anfrage und Angebot werden im CRM gespeichert.
Geschätzt wird dabei nichts. Steht eine Relation nicht in Ihrer Tabelle, geht die Anfrage markiert an einen Menschen, mit allen Angaben bereits ausgelesen.
Für welche Speditionen lohnt sich das?
Der Agent rechnet sich meist, wenn mehreres davon zutrifft:
- Es kommen täglich Anfragen, und die meisten ähneln sich: Komplett- oder Teilladung, bekannte Relationen, Standardfahrzeuge.
- Ihre Preise sind schriftlich festgehalten. Eine Excel-Tabelle reicht, wenn Relationen, Fahrzeugtypen und Zuschläge drinstehen.
- Anfragen verteilen sich auf E-Mail und WhatsApp, und nicht immer ist klar, wer welche bearbeitet.
- Für die Fahrzeugverfügbarkeit muss jemand in der Disposition anrufen.
Weniger geeignet ist er, wenn Sie vor allem Projektladungen oder Schwertransporte fahren, bei denen vor jedem Preis eine Besichtigung steht. Wer nur wenige Angebote pro Woche schreibt, holt den Einrichtungsaufwand kaum herein. Und wenn die Preise nur im Kopf eines Kollegen existieren, ist der erste Schritt, sie aufzuschreiben.
Was beim Menschen bleiben sollte
- Schlüsselkunden. Vertragspreise kann der Agent anwenden. Einen Nachlass für den großen Rahmenvertragskunden entscheiden Sie.
- Bewegte Märkte. Steigt der Dieselpreis sprunghaft oder fehlen auf einer Relation die Rückladungen, bestimmt Ihre Markteinschätzung den Preis, nicht die Tabelle vom Vormonat.
- Ausschreibungen. Die werden einzeln verhandelt.
- Riskante Sendungen und Neukunden. Gefahrgut, hochwertige Ware oder ein Kunde ohne Zahlungshistorie bekommen kein ungeprüftes Angebot.
Praktisch werden daraus Freigaberegeln: Entwürfe über einem Betrag, für bestimmte Kunden oder mit Abweichung vom Tarif gehen immer an einen Menschen.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Zusätzlicher Rohertrag pro Monat = Anfragen pro Monat × Anstieg der Abschlussquote × durchschnittlicher Rohertrag je Ladung
Eingesparte Stunden pro Monat = Anfragen pro Monat × eingesparte Minuten je Angebot ÷ 60
Beispielzahlen, Ihre werden abweichen: 250 Anfragen im Monat, 150 € Rohertrag je Ladung. Steigt die Abschlussquote durch schnellere Antworten von 15 % auf 17 %: 250 × 0,02 × 150 € = 750 € zusätzlicher Rohertrag im Monat. Werden aus 15 Minuten Arbeit 3 Minuten Prüfung: 250 × 12 ÷ 60 = 50 Stunden im Monat.
Der Anstieg der Abschlussquote ist eine Annahme, kein Versprechen. Erheben Sie vorher für einige Monate Anfragevolumen, Antwortzeit und Abschlussquote. Dann haben Sie einen Ausgangswert zum Vergleich.
Checkliste vor dem Start
- Eine aktuelle Tariftabelle. Relationen oder PLZ-Zonen, Fahrzeugtypen, Komplett- und Teilladung sowie Zuschläge wie Standgeld, Maut und ADR an einem Ort. Verstreute Dateien vorher zusammenführen.
- Zugriff auf das Flottensystem. Hat Ihr TMS eine Schnittstelle, liest der Agent die Verfügbarkeit dort. Sonst genügt für den Anfang ein täglicher Export.
- Standardkonditionen. Gültigkeit, Zahlungsziel und Standgeldregelung einmal sauber formuliert, damit jedes Angebot sie enthält.
- Freigaberegeln. Schriftlich festlegen, welche Entwürfe nach Betrag, Kunde und Ladungsart an einen Menschen gehen.
- DSGVO. Anfragen enthalten Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Klären Sie, wo diese Daten verarbeitet werden, ob sie die EU verlassen und wie lange sie gespeichert bleiben. Mit dem Dienstleister brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und Ihre Datenschutzhinweise sollten Anfragen per WhatsApp und E-Mail abdecken.
- Messung. Ab dem ersten Tag die Zeit von Anfrage bis Angebot erfassen und wie viele Angebote zu Aufträgen werden.
Klein anfangen: eine Relation, ein Postfach
Wählen Sie die zwei oder drei Relationen mit den meisten Anfragen und einen Kanal, meist das Angebotspostfach. In den ersten Wochen schreibt der Agent nur Entwürfe, und Ihr Vertrieb vergleicht jeden davon mit dem Angebot, das er selbst geschickt hätte. Passen Preise und Formulierungen, kommen weitere Relationen und WhatsApp dazu.
Landet im selben Postfach auch viel anderes, kann ein KI-E-Mail-Agent diese Mails sortieren und weiterleiten. Für „Wo ist meine Sendung?“-Fragen lesen Sie unseren Beitrag zum KI-Kundenservice-Agenten, weitere Einsatzfelder finden Sie unter unsere Lösungen.
Mit Ihrer stärksten Relation starten
Wir sehen uns gemeinsam Ihre Tarife und Ihr Flottensystem an und richten einen Angebotsagenten für die Relation mit den meisten Anfragen ein. Am Anfang steht ein kurzes Kennenlerngespräch.