E-posta ajanı: ekleri okuyan, ERP'ye bakan e-posta otomasyonu

Pazartesi sabahı, saat dokuz. Bir yapı malzemeleri toptancısında satış destekten sorumlu kişi gelen kutusunu açıyor ve hafta sonundan kalanları görüyor. Üç bayi sipariş listesini Excel olarak göndermiş. Bir müşteri PDF sipariş formu yollamış, konu satırına "acil" yazmış. Beş ayrı kişi aynı soruyu beş farklı cümleyle sormuş: "Siparişimiz ne zaman çıkıyor?" Öğleye kadar yapılacak iş belli: her e-postayı açmak, ekleri ERP'ye satır satır girmek, her durum sorusu için başka bir ekranda sipariş aramak. E-posta otomasyonu tam olarak bu sabahı hedefler. Bu işi yapan yazılıma da e-posta ajanı diyoruz.

E-posta ajanı gelen kutusunda ne yapar?

E-posta ajanı, şirketinizin posta kutusuna bağlanan ve gelen her e-postayı bir çalışan gibi okuyan bir yapay zeka sistemidir. Kurallara dayalı klasik filtreler gönderen adresine ya da konu satırındaki bir kelimeye bakar. Ajan ise metni ve ekleri okur, karşı tarafın ne istediğini anlar ve işi sizin sistemlerinizde ilerletir:

• Ayırma: E-postayı konusuna göre etiketler (yeni sipariş, durum sorusu, fatura, şikayet, teklif talebi) ve doğru kişiye ya da klasöre yönlendirir.
• Ek okuma: PDF sipariş formlarından, Excel listelerinden ve taranmış belgelerden ürün kodu, adet, tarih, tutar gibi alanları çıkarır.
• Sisteme işleme: Çıkardığı bilgiyi ERP'ye ya da CRM'e kaydeder, emin olamadığı satırları işaretler.
• Yanıt hazırlama: Cevap için bilgi gerekiyorsa önce ERP'de sipariş ya da stok durumuna bakar, sonra yanıtı yazar. Yanıt ya doğrudan gider ya da ekibinizin tek tıklık onayını bekler.

Bir e-postanın yolculuğu: Excel ekinden yanıt taslağına

Bayilerinizden birinden aşağıdaki e-postanın geldiğini düşünelim. Sipariş numarası ve satır sayıları örnek olarak seçildi.

Ekibinizin işi satırları tek tek yazmaktan çıkıp kontrol etmeye dönüşür. Eşleşmeyen kod gibi belirsiz noktalar da ajanın tahminle doldurduğu değil, size sorduğu yerler olmalı.

Otomatik gönderim mi, onaylı taslak mı?

Cevabı doğrudan ERP'deki bir bilgiye dayanan, riski düşük e-postalar (sipariş durumu, fatura kopyası talebi, teslimat adresi teyidi) taslaklara güveniniz oturduktan sonra otomatik gidebilir. Sistemde kayıt açan ya da fiyat veya tarih taahhüdü içeren yanıtlar ise bir kişinin onayından geçmeli. Hangi konunun hangi modda çalışacağına siz karar verirsiniz.

Kimler için uygun, kimler için değil?

E-posta ajanı en çok, işin e-postayla geldiği ama ERP'de yapıldığı şirketlerde işe yarar. Şu tablo size tanıdık geliyorsa değerlendirmeye değer:

• Sipariş, teklif talebi ya da belge e-posta ekiyle geliyor ve biri bunları sisteme manuel olarak giriyor.
• Aynı durum sorularına her gün ERP'ye bakılarak cevap veriliyor.
• siparis@ veya muhasebe@ gibi ortak adresleri birkaç kişi takip ediyor ve kimin neyi cevapladığı karışıyor.

Günde yalnızca birkaç e-posta alıyorsanız, e-postalarınızın çoğu her seferinde farklı bir pazarlık gerektiriyorsa ya da bilgi bir sistemde değil de kişilerin aklındaysa beklediğiniz faydayı görmeyebilirsiniz. Müşterileriniz size çoğunlukla WhatsApp'tan yazıyorsa müşteri hizmetleri ajanı daha doğru bir başlangıç olabilir.

Hangi kararlar insanda kalmalı?

Bazı e-postaları ajan yalnızca kısa bir özet ve ilgili sipariş bilgileriyle birlikte karar verecek kişiye yönlendirmeli:

• Fiyat, iskonto ve ödeme vadesi pazarlıkları
• Şikayetler, özellikle müşteriyle ilişkinin gerildiği yazışmalar
• Sözleşme, cezai şart ya da hukuki sonuç doğurabilecek yanıtlar
• Yazılı politikanızın dışına çıkan istisnalar (ör. kapanmış bir siparişe kalem eklemek)

E-posta otomasyonu ne kadar zaman kazandırır?

Kazancı iki parçada düşünmek daha doğru: ajanın hazırladığı yanıtlar ve sisteme girdiği ekler.

Bu rakamları kendi gelen kutunuzdan çıkarın. Bir ayın e-postalarını konuya göre sayın, veri girişini yapan arkadaşlarınıza ortalama bir eki girmenin kaç dakika sürdüğünü sorun. Formül, manuel girişteki yazım hatalarının maliyetini içermiyor.

Kurulumdan önce kontrol listesi

• Posta kutuları: Ajanın hangi adresleri okuyacağını ve hangi klasörlere dokunabileceğini netleştirin.
• Konu listesi: Sınıflandırma için 5–10 konuluk bir liste hazırlayın, her konunun bir sorumlusu olsun.
• Gerçek ek örnekleri: Bayilerinizden ve müşterilerinizden gelen farklı Excel ve PDF dosyalarını toplayın. Herkesin şablonu farklıdır.
• ERP yetkileri: Ajan hangi alanları okuyabilir, hangilerine yazabilir? Başlangıçta yazma yetkisini taslak kayıtlarla sınırlamak mantıklı.
• KVKK: E-postalar ve ekler kişisel veri içerir. Verinin nerede işlendiği, yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı, ne kadar saklandığı ve kimlerin erişebildiği belli olmalı. Aydınlatma metniniz ve veri işleme sözleşmeleriniz ajanı da kapsamalı.
• İzlenebilirlik: Hangi yanıtı ajanın hazırladığı, kimin onayladığı ve ERP'de neyin değiştiği geriye dönük görülebilmeli.

Küçük başlamanın yolu

1. Tek bir posta kutusu seçin. Örneğin siparis@ adresi. İlk hafta ajan yalnızca gelen e-postaları etiketlesin, ekibiniz etiketlerin doğru olup olmadığına baksın.
2. Tek bir iş ekleyin. Bugün hangisi daha çok vaktinizi alıyorsa onu seçin: sipariş eklerini ERP'ye girmek mi, durum sorularını yanıtlamak mı? Ajan taslağı hazırlasın, ekibiniz onaylasın.
3. Otomatik gönderimi en sona bırakın. Taslakların çoğu düzeltilmeden onaylanmaya başladığında, riski düşük tek bir konu için otomatik gönderimi deneyin.

Lojistik tarafındaysanız ve fiyat talepleri de aynı gelen kutusuna düşüyorsa navlun teklif ajanı yazımız bir sonraki adım için fikir verebilir. Kurduğumuz diğer ajanlar çözümlerimiz bölümünde.

Diğer yazılar

• Hasar dosyası ön inceleme ajanı: eksik belge ve limit kontrolü
• Klinik randevu ajanı: randevu otomasyonu nasıl çalışır?
• Navlun teklifi otomasyonu: yük kaçmadan teklif verin
• Müşteri hizmetleri ajanı nedir, hangi şirketlere gerekir?